Sitzungsabschluss: die letzten fünfzehn Minuten

Die letzten Minuten einer Sitzung sind meistens die schwächsten obwohl sie die wichtigsten sein sollten.

Das letzte Traktandum hat überzogen, jemand muss weiter, und die Sitzung endet dort, wo die Uhr sie erwischt. Der Vorsitz bedankt sich, die Laptops klappen zu. Was tatsächlich beschlossen wurde, klärt sich dann im Protokoll. Oder es klärt sich drei Wochen später, wenn jemand fragt, wie weit man eigentlich sei, und im Raum vier verschiedene Antworten stehen.

Ein Abschlussritual dauert fünfzehn Minuten und beantwortet sieben Fragen. Vier klären die Sache, drei die Zusammenarbeit.

Vier Fragen klären, was von der Sitzung übrig bleibt

1. Haben wir alle Traktanden abgearbeitet?

Was liegengeblieben ist, wird ausgesprochen. Was still vertagt wurde, kommt sonst als Überraschung zurück, meist zum ungünstigsten Zeitpunkt.

2. Welche neuen Themen sind aufgetaucht?

In jeder Sitzung entstehen Themen, die nicht auf der Traktandenliste standen. Sie bekommen einen Namen und einen Platz auf einer der nächsten Traktandenlisten, oder sie verschwinden.

3. Gibt es Aufgaben oder Pendenzen aus dieser Sitzung?

Grundlage ist die während der Sitzung mitgeführte Beschlussliste, nicht das Gedächtnis. Jede Pendenz bekommt eine Person und einen Termin. Wer eine Aufgabe übernimmt, sagt es selbst. Eine Zuweisung durch den Vorsitz, die niemand bestätigt, ist keine Übernahme.

4. Wann kommen wir wieder zusammen?

Der Termin steht am Ende der Sitzung fest. Eine Terminumfrage am Folgetag kostet zwei Wochen.

Drei Fragen klären, wie das Gremium gearbeitet hat

5. Wie haben wir heute zusammengearbeitet? Was lief gut, was weniger gut?

Zwei Minuten, reihum. Beobachtungen werden gesammelt. Ihre Klärung gehört in die nächste Sitzung.

6. Gibt es Rückmeldungen zu einzelnen Beiträgen?

Die Rückmeldung gilt dem Beitrag: dem Einwand, der die Diskussion gedreht hat, oder der Zahl, die gefehlt hat. Wertschätzung und Anerkennung gehören dazu, und sind besonders wichtig. Gremien, die nur Kritik kennen, hören irgendwann bei beidem weg.

7. Wie gehe ich aus dieser Sitzung raus?

Ein Satz pro Person. Diese Frage ist die in der Realität die unbequemste, wenn tatsächlich ein schlechtes Gefühl da ist und man weiss, es zu benennen kann zu Rückfragen, Konflikten oder langwierigen Klärungen führen. Wer mit einem ungeklärten Rest hinausgeht, trägt ihn in die Umsetzung oder in die nächste Sitzung.

Der positive Effekt ist in der Forschung gut belegt

Die kurze Rückschau am Ende gemeinsamer Arbeit gehört zu den am besten untersuchten Team-Massnahmen überhaupt. Eine Auswertung von 46 Studien zeigt: Teams, die ihre Arbeit systematisch nachbesprechen, arbeiten danach rund 20 bis 25 Prozent besser als Teams, die das nicht tun. Eine grössere Auswertung von 61 Studien findet einen noch stärkeren Effekt, mit einem klaren Zusatzbefund: Je komplexer und mehrdeutiger eine Aufgabe ist, je weniger auf den ersten Blick sichtbar ist, ob sie gut gelaufen ist, desto mehr bringt die Nachbesprechung. Entscheidungsarbeit in einem Führungsgremium ist genau diese Art von Aufgabe. Die Studien stammen allerdings überwiegend aus Trainings- und Projektteams, nicht aus Verwaltungsräten und Geschäftsleitungen. Die Übertragung ist naheliegend, aber sie bleibt eine Annahme, ein persönlicher Erfahrungswert und kein empirischer Nachweis für diesen Kontext.

Auch die Regel bei Frage sechs (Gibt es Rückmeldungen zu einzelnen Beiträgen?) stützt sich auf Forschung. Eine breite Auswertung von über 600 Feedback-Studien zeigt, dass Rückmeldungen im Schnitt helfen, aber dass mehr als ein Drittel aller untersuchten Fälle die Leistung sogar verschlechtert hat, meist dann, wenn die Rückmeldung auf die Person zielte statt auf die Sache. Deshalb gilt die Rückmeldung in diesem Ritual immer dem Beitrag, nie der Person und immer so konkret und präzise wie möglich.

Das Ritual macht sichtbar, was sonst erst Wochen später auffällt

Die vier Sachfragen kosten, je nach Gremiengrösse, etwa sieben Minuten und ergänzen gute Protokollarbeit um ein wertvolle Aspekte. Die drei Prozessfragen nehmen den Rest der Zeit in Anspruch und leisten etwas anderes: Sie bringen eine andere Informations- und Steuerungsdimension in den Raum, die sonst in latenten Stimmungen landet. Ein Widerspruch, der während der Sitzung nicht kam, kommt beispielsweise bei der Frage, wie man aus der Sitzung herausgeht, oft in einem Halbsatz oder in einer verhaltenen Ausdrucksweise zur Sprache.

In den ersten Wochen wirkt das Ritual für manche Menschen künstlich und braucht eine aktive Moderation und gutes Zeitmanagement. Doch das ist normal und geht vorbei. Erfahrungsgemäss fragt nach einigen Sitzungen jemand von selbst danach, wenn es mal vergessen geht.

Zwei Bedingungen entscheiden darüber, ob es als Ritual bestehen bleibt. Der Vorsitz moderiert das Ritual nicht dauerhaft selbst: Wer die Sitzung geleitet hat, erhält auf die einige Fragen eher Höflichkeit als Ehrlichkeit. Und die fünfzehn Minuten stehen als Traktandum auf der Liste, mit Zeitangabe und dürfen nicht leichtfertig abgekürzt werden, selbst wenn das für einige Minuten Stille bedeutet. Was am Ende der Sitzung übrig bleiben soll, wird an ihrem Anfang eingeplant und braucht Disziplin in der Umsetzung.

Drei Wochen konsequent, dann zeigt sich, ob es reicht

Führen Sie das Ritual in den nächsten drei bis vier Sitzungen ohne Ausnahme durch, auch wenn die Zeit knapp ist, gerade dann. Wenn die Zeit sehr knapp ist, kann das schliesslich schon auf ein Prozessthema in der Sitzungsvorbereitung oder -moderation hinweisen.

Werden die Diskussionen in den Sitzungen sehr schnell besser und halten die Beschlüsse danach länger, lag das Problem an der Oberfläche. Kommen dieselben Fragen weiter auf den Tisch, liegt es tiefer, meist bei der Frage, wer in diesem Gremium eigentlich was entscheidet und wie Macht tatsächlich verteilt ist und ausgeübt wird. Das Ende der Sitzung ist dann nur die Stelle, an der es auffällt. Darüber sprechen wir gerne.

Häufige Fragen

Wie lange dauert der Sitzungsabschluss?

Rund fünfzehn Minuten: etwa sieben Minuten für die vier Sachfragen, acht Minuten für die drei Fragen zur Zusammenarbeit.

Wer sollte die Abschlussrunde moderieren?

Nicht der Vorsitz selbst. Wer die Sitzung geleitet hat, bekommt auf die Fragen fünf und sechs eher höfliche als ehrliche Antworten. Eine andere Person aus dem Gremium übernimmt die Moderation dieser fünfzehn Minuten, im Wechsel oder fest zugeteilt.

Was, wenn dieselben Themen trotzdem immer wieder auf den Tisch kommen?

Dann liegt das Problem meist tiefer als am Sitzungsende: bei der Frage, wer in diesem Gremium eigentlich was entscheidet. Verantwortlichkeiten im Führungsteam klären beschreibt, wie sich das in 60 Minuten klären lässt.

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Bernhard Nitz ist Gründer von transformind GmbH. Er begleitet Führungsteams in Konzernen und KMU im ganzen DACH-Raum, wenn Veränderungen an ihrer eigenen Komplexität zu scheitern drohen.