Warum Führungsgremien immer wieder dieselben Entscheidungen diskutieren

Entscheidungsblockaden in Führungsgremien entstehen selten aus bösem Willen. In den meisten Führungsteams, Vorständen und Geschäftsleitungen, die ich begleite, liegt die Ursache eher in einer strukturellen Lücke, die nie bewusst geschlossen wurde: Niemand hat je explizit definiert, wer für welche Entscheidung ein Stimmrecht trägt, und wer lediglich eine Stimme hat.

Wer entscheidet wohin, wird nicht im Zug geklärt. Das wird in der Weiche entschieden, bevor der Zug ankommt. Entscheidungsarchitektur in Führungsgremien funktioniert genauso.

Wenn die Entscheidungsarchitektur fehlt

Beteiligung und Stimmrecht werden fast überall gleichgesetzt. Wer einbezogen wird, erwartet Einfluss auf das Ergebnis. Wer Einfluss erwartet, übt ihn aus, formal oder informell, während einer Sitzung oder danach. Entscheidungen, die im Plenum gefällt wurden, werden zum Teil bilateral wieder geöffnet. Initiativen starten, verlieren Energie und versanden, weil nie klar war, wer sie final trägt.

Von aussen getrieben oder proozessual geführt

Zählen Sie mal für sich nach: Wie viele Stunden hat Ihre GL letzten Monat gemeinsam an wirklich strategischen Entscheidungen gearbeitet, nicht an Berichten, nicht an Updates, sondern an Entscheidungen? In den meisten Führungsteams und Vorständen ist die Antwort unbequem kurz. Der Kalender ist voll. Die Entscheidungszeit ist dünn. Bain & Company und Harvard Business Review kommen zu einer ähnlichen Beobachtung: Führungsteams verbringen im Schnitt weniger als drei Stunden pro Monat gemeinsam an strategischen Themen. Über 60 Prozent der Sitzungszeit ist für Informationsaustausch reserviert, nicht für Entscheidungen. Das zeigt, unter welchem Zeitdruck Entscheidungen gefällt werden.

Mögliche Ursachen

Die strukturellen Gründe: Operative und strategische Themen werden in denselben Formaten bearbeitet. Entscheidungsrollen und Verantwortlichkeiten werden nicht vorab definiert, sondern im Meeting ausgehandelt. Das ist ein klares Prozessproblem. Doch ich erlebe immer wieder, dass Gremien ihren Austausch, ihre Zusammenarbeit und letztlich ihre Entscheidungen nicht als einen Prozess verstehen. Der Austausch geschieht eher intuitiv, basierend auf dem was von aussen gefordert oder von einem Mitglied eingebracht wird.

Drei diagnostische Fragen für Ihr Gremium

1. Wissen alle Beteiligten vor Ihrer nächsten Sitzung, welche Verantwortung, Entscheidungsbefugnis oder Mitwirkung für welche Themen auf der Traktandenliste von ihnen erwartet wird und welches Thema, wie entschieden wird?

Wenn diese Frage eher ungewöhnlich klingt, ist die Antwort wahrscheinlich nein. Das erklärt möglicherweise, warum Entscheidungen nach der Sitzung wieder aufgerollt werden.

2. Welche Entscheidungen Ihrer GL werden wieder neu verhandelt, obwohl sie bereits entschieden wurden?

Entscheidungen, die immer wieder geöffnet werden, sind nicht zwingend schlechte Entscheidungen. Es sind Entscheidungen, bei denen entweder nicht alle Informationen vorhanden waren oder Annahmen getroffen wirden. Oder für unseren Kontext hier: Rollen und Verantwortlichkeiten vorher nicht geklärt waren.

3. Wie lange dauert es, bis eine abteilungsübergreifende Entscheidung in Ihrem Leitungsteam verbindlich steht?

Wenn die Antwort mehrere Sitzungen lautet, liegt das selten an der Qualität der Entscheidungsvorlage oder grossen Unstimmigkeiten. Es liegt an fehlender Abstimmungs- und Entscheidungsarchitektur, ob im KMU-Leitungsteam oder im Konzernvorstand.

Rollenklarheit, Delegationsfähigkeit, Entscheidungsgeschwindigkeit

Das Prinzip, das in meiner Arbeit mit Führungsteams am zuverlässigsten Wirkung zeigt, ist einfach zu formulieren: Mehr Menschen einbeziehen, aber weniger Menschen das finale Stimmrecht geben. Und die wechselseitigen Erwartungen, Rollen und Verantwortlichkeiten vorab schriftlich vereinbaren, nicht im Meeting aushandeln.

In der Praxis bedeutet das: Für jede relevante Entscheidung wird vorab definiert, wer entscheidet (Decider), wer durch Expertise den Rahmen prägt ohne abzustimmen (Adviser), wer eine Empfehlung ausarbeitet (Recommender), wer umsetzt (Executor), und wer bei diesem konkreten Thema schlicht keinen Stake hat. Der einfachste Fall ist ein Decider pro Thema. Wenn mehrere Decider nötig sind, muss vorab vereinbart werden, wie im Kollektiv entschieden wird: Konsens, Konsent, Mehrheit oder Stichentscheid des VV.

Die Wirkung dieser Verantwortlichkeitsklärung zeigt sich auf drei Ebenen.

Erstens: Rollenklarheit

Jede Person weiss, welchen Einfluss sie hat und welche Verantwortung sie trägt, bevor das Thema in eine Sitzung gelangt. Das ist zentral, denn unsere Erwartungen die eigene Rolle oder die von anderen, beeinflusst unser Verhalten maßgeblich.

Zweitens: Delegationsfähigkeit

Abteilungsübergreifende Themen lassen sich sauber aufteilen und klar zuweisen, weil Federführung und Beitrag voneinander getrennt sind.

Es wird häufig unterschätzt, zu welchen Konfusionen, Rollenkonflikten und stillen Blockaden die mangelnde Delegationsklarheit führen kann.

Drittens: Entscheidungsgeschwindigkeit

Entscheidungen fallen schneller und halten länger, weil niemand überrascht wird und Vorbehalte vorab benannt wurden. Die Entscheidungsgeschwindigkeit kann eine guter Diagnose-Indikator sein, um im Zeitverlauf neue Tendenzen frühzeitig zu erkennen.

Vier Leitfragen für eine strukturierte Diskussion

Das zweite Werkzeug sind vier Leitfragen, die das Gremium für jedes relevante Thema vorab bearbeitet: Wer trägt die inhaltliche Gesamtverantwortung? Was braucht es, damit diese Verantwortung klar bleibt und Abteilungsverantwortungen nicht verwischen? Welche Aspekte liegen in welcher Abteilungsverantwortung? Und zwischen welchen Rollen gibt es besondere Abhängigkeiten? Dieser Ansatz ist am wirksamsten, wenn er angewendet wird, sobald absehbar ist, dass ein Thema mehrere Rollen und Abteilungen berühren wird, nicht erst wenn die Blockade eingetreten ist. Den vollständigen Moderationsablauf finden Sie hier: Verantwortlichkeiten im Führungsteam klären: 60 Minuten, zwei Flipcharts.

Häufige Fragen

Was ist das DARE-Framework?

DARE steht für Decider, Adviser, Recommender und Executor. Das Framework wurde von McKinsey als strukturierte Alternative zum verbreiteten RACI-Modell entwickelt und löst ein spezifisches Problem in Führungsgremien: RACI definiert Verantwortung und Zuständigkeit. DARE definiert Entscheidungsrechte. Wer ist der einzige mit Stimmrecht? Wer berät ohne abzustimmen? Wer erarbeitet die Empfehlung? Wer setzt um? Diese Trennung verhindert das häufigste Blockademuster: zu viele Personen mit implizitem Vetorecht, die das nie so bezeichnet bekommen haben.

Was ist Entscheidungsarchitektur in Führungsgremien?

Entscheidungsarchitektur bezeichnet die explizite Festlegung, welche Personen für welche Entscheidungen das Stimmrecht tragen, nach welchem Verfahren entschieden wird und wer bei abteilungsübergreifenden Themen die Federführung hat. In den meisten Führungsgremien ist diese Architektur implizit, was strukturell zu Entscheidungsblockaden führt.

Warum werden Entscheidungen im Führungsteam immer wieder neu diskutiert?

Fast immer weil Entscheidungsrollen nicht vorab definiert waren. Personen, die sich als Decider verstehen, ohne formal als solche benannt zu sein, öffnen Entscheidungen bilateral wieder. Das ist kein Kommunikations- oder Persönlichkeitsproblem, sondern ein Designproblem der Entscheidungsarchitektur.

Was ist der Unterschied zwischen DARE und RACI?

RACI definiert Verantwortung und Aufgaben in Projekten. DARE definiert Entscheidungsrechte in Führungsgremien. In der Praxis führt RACI in GL-Runden häufig dazu, dass zu viele Personen de facto ein Vetorecht haben. DARE löst das durch explizite Benennung eines Deciders und klare Trennung aller beratenden Rollen.

Wie lange dauert eine strukturierte Rollenklärung nach DARE?

Im Workshop-Format mit Stellwand-Matrix: 60 bis 90 Minuten für ein Führungsteam von vier bis acht Personen, inkl. Intro, Gruppenarbeit, Ergebnispräsentation und Sicherung. Die eigentliche Gruppenarbeit pro Thema dauert rund 20 Minuten. Das ist ausreichend für eine erste Klärung, in sehr komplexen und umfangreichen Situationen können jedoch weitere Analysen benötigt werden.

Was das für Ihr Gremium bedeutet

Die Frage, die ich in Gremiumsdiagnosen als Erstes stelle, lautet nicht: Wie gut arbeiten Sie zusammen? Sie lautet: Für welche Entscheidungen hat Ihr Führungsteam eine explizite Vereinbarung darüber, wer entscheidet und wer welche Verantwortung trägt?

In den meisten Geschäftsleitungen, Vorständen und Leitungsteams ist die Antwort: für sehr wenige. Entscheidungsblockaden entstehen fast nie aus bösem Willen. Sie entstehen aus Strukturlücken, die nie bewusst geschlossen wurden. Die Dimensionen, die ich dabei als erstes prüfe, sind Informationsfluss und Entscheidungsarchitektur sowie die Reife des Führungssystems selbst. Wenn Sie diesen Rahmen als Diagnose- und Steuerungsrahmen für Ihr Gremium kennenlernen möchten: Ambiflow kennenlernen

Wenn Sie prüfen möchten, wo in Ihrer GL die eigentliche Blockade sitzt: 60 Minuten, kein Auftrag, keine Vorbereitung. Executive Sparring

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Bernhard Nitz ist Inhaber von transformind GmbH und Gesellschafter bei Königswieser & Network. Er begleitet Führungsteams in Konzernen und KMU in der Schweiz und im DACH-Raum, wenn Veränderungen an ihrer eigenen Komplexität zu scheitern drohen.