Fragen und Themen in der digitalen Transformation

Change Management ist ein Vorgehen, das Unternehmen und Organisationen hilft, Veränderungen gut umzusetzen. Dabei geht es vor allem um die Menschen, die in Organisationen arbeiten und sich an veränderte Abläufe, Arbeitsweisen und oder Teamzusammensetzungen gewöhnen müssen. Stell dir vor, ein Unternehmen stellt alle seine Arbeitsplätze auf Home-Office um und die Mitarbeitenden können dadurch nur noch über Videokonferenz und andere Tools zusammenarbeiten. Change Management sorgt dafür, dass die Mitarbeiter zunächst einmal verstehen, warum die Firma diese Entscheidung getroffen hat und dies wichtig ist. Change Management sorgt dafür, dass die Mitarbeitenden in die Veränderung mitgestalten können und auch die nötigen Schulungen bekommen um später wieder gut zusammenarbeiten zu können. Ausserdem hilft Change Management auch dabei, dass mögliche Probleme frühzeitig erkannt und gelöst werden. Ziel ist es, die Veränderung so reibungslos wie möglich zu gestalten und sicherzustellen, dass alle Beteiligten gut damit umgehen können.

Digitale Transformation bedeutet, dass immer mehr Dinge in unserem Leben durch Computer und das Internet verändert werden. Stell dir vor, wie sich dein Alltag oder dein Arbeitsplatz in den letzten Jahren verändert hat: Früher haben wir sehr viele Arbeiten mit Papier und Stift gemacht - zum Beispiel die Notizen während einer Besprechung. Heute gibt es Computer und das Internet um Besprechungen und Präsentation vorzubereiten oder auch Tablets um Notizen während Besprechungen zu machen. Wenn wir verreisen, nutzen wir ganz bequem digitale Routenplaner statt komplizierte Strassenkarten wie früher. Anders gesagt, geht es darum, wie wir Technik nutzen, um das Leben einfacher und moderner zu machen. Firmen, Schulen, Reisen und auch das Einkaufen verändern sich dadurch, dass alles digitaler wird.

Wenn sich diese Frage stellt, dann gilt es besonders gut hinzuschauen. Selbst ein klares NEIN sollte kein Tabu sein. Wer an den Punkt kommt, diese Frage zu stellen, wird jedoch schnell herausfinden, dass es meist einfachen Antworten gibt. Es kommt auf viele Faktoren an, z.B.: Wie groß der Digitalisierungsdruck auf die Organisation (Kontext Gesellschaft, Gesamtwirtschaft, Branchentrends)? Welche Anforderungen stellen die Kunden, Lieferanten, Mitarbeitende und andere Anspruchsgruppen an das Unternehmen? Wie möchte sich die Organisation strategisch ausrichten und was braucht es für diese Ausrichtung? Wie ist die wirtschaftliche Lage und die Ressourcensituation des Unternehmens? Ein weiterer wichtiger Faktor ist die innere Bereitschaft des Unternehmens für eine Transformation, dazu zählen wirtschaftliche Voraussetzungen, die Kultur, Know-How und Erfahrung bei Führung und Mitarbeitenden. Wie erfolgreich ist das bestehende Geschäftsmodell? Wenn sich keine guten Argumente für eine digitale Transformation finden lassen, dann ist es vermutlich nicht die wirksamste Handlungsoption zu diesem Zeitpunkt. Falls trotz einem Nein zur Transformation doch ein Ja zur Digitalisierung gibt, kann es durchaus sinnvoll sein mit der Organisation über einzelne Projekte Erfahrungen zu sammeln, Wissen aufzubauen, systematisches Customer Experience Management einzuführen, Prozesse zu analysieren und schrittweise die "digitale Maturität" zu steigern. Einzelne, inkrementelle Maßnahmen zur Digitalisierung lassen sich durchaus auch ohne groß angelegte Transformation umsetzen.

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, die "Digital Transformation Readiness" zu ermitteln. Unser Ansatz dazu ist sehr pragmatisch. Für uns beginnt die Digitale Transformation mit der Geburt einer strategischen Initiative bzw. der Bereitschaft zur Anpassung der Unternehmensstrategie und der entsprechenden Kommunikation in die Organisation. Um sich auf diesen Schritt vorbereiten zu können, ist es hilfreich, sich im Vorfeld einige Gedanken zu machen. Das Vorgehen für die Transformation, sowie die Kommunikation, die Einbindung von Mitarbeitenden und die ersten Maßnahmen hängen wesentlich davon ab, wo die Organisation heute steht. Mit unserem kostenlosen Online-Fragebogen, kannst du eine erste Einschätzung für deine Organisation vornehmen.

Beginne frühzeitig damit die Mitarbeitenden vorzubereiten und einzubeziehen. Sorge für eine offene und vertrauensvolle Atmosphäre über Hierarchie-, Team- und Abteilungsgrenzen hinaus. Fördere eine Kultur, der Offenheit und des Vertrauen, die Lernen, Weiterentwicklung, Innovation und wissenschaftliches Denken begünstigt. Analysiere den Status Quo. Dazu gehören äußere Einflussfaktoren, interne Strömungen (Meinungen, Weltbilder, Kritiker/Befürworter), bestehende Strategie, Prozesse, vorhandenes Know-How, Ressourcen und Kultur. Analysiere die aktuelle Performance und die Zukunftsfähigkeit der bestehenden Geschäftsmodelle. Bestandsaufnahme vorhandener Daten im Unternehmen, dazu gehören Daten über Prozesse, Kundendaten, betriebswirtschaftliche Kennzahlen sowie Marktdaten. Entwickle eine klare Vision und eine marktorientierte Strategie, die einen klaren Übergang in die Umsetzung bietet und dort als konkrete Orientierung dient. Fokus, Fokus, Fokus! Setze bereits in der Strategie einen engen Fokus - lieber "nur" eine strategische Stoßrichtung als zwei, drei oder noch mehr. Das gleiche gilt für alle untergeordneten Maßnahmen und Initiativen. Ein fokussiertes Vorgehen steigert die Effizienz (Wirkungsmaximierung), gibt Struktur und Sicherheit im Prozess (Orientierung) und führt zu schnelleren Erfolgserlebnissen. Bilde ein Projektteam, das aktiv an Transformationsthemen arbeiten kann und ein gutes Abbild der Organisation darstellt. Dieses Team sollte eine gute Anschlussfähigkeit in der Organisation haben, die notwendigen Skills und Entscheidungskompetenzen mitbringen und mit ausreichende Ressourcen ausgestattet sein um rasch wirksam werden zu können. Arbeite prozess- und effizienzorientiert an bestehenden Geschäftsmodellen oder Prozessen und explorativ an innovativen Themen, Produkten und Geschäftsmodellen. Getting Things done! Versuche die Massnahmen in möglichst kleine, gut und vor allem auch schnell umsetzbare Aufgabenkomplexe aufzuteilen - und zwar so, dass sie jeweils einen klaren Nutzen auf den folgenden 3 Ebenen bewirken: a) Business Value (z.B. Kundennutzen, Umsatz hoch, Kosten runter) b) Risikoreduktion (z.B. mehr Sicherheit, mehr Stabilität) c) Enablement (z.B. mehr Serverkapazität / Cloud oder Einführung von Data Analytics)

In der Praxis treffen wir fast täglich auf unterschiedliche Verwendungen oder Definitionen von "digitaler Transformation", "Digitalisierung" und "Digitization". Wir erleben in unserer täglichen Arbeit, dass Menschen wochenlang über unterschiedliche Dinge sprechen obwohl sie dieselben Begriffe verwenden, was häufig auch entsprechende Ineffizienzen mit sich bringt. Es ist somit sehr wichtig zumindest innerhalb des eigenen Unternehmens und mit den involvierten Partnern eine einheitliche Verwendung der Begriffe zu verständigen und diese am besten auch zu verschriftlichen. Aufgrund unser praktischen Beratungstätigkeit, sehen wir die Digitale Transformation stets im Kontext von Unternehmen, die auf einen Veränderungsimpuls von außen reagieren und haben eine dementsprechende Definition für uns entwickelt: Definition Digitale Transformation von transformind Der Begriff digitale Transformation (DT) beschreibt für uns den Prozess, die Wertschöpfungsabläufe und den operativen Betrieb einer Organisation unter Einsatz von digitalen Technologien grundlegend zu verändern. Diese Veränderungen beinhalten die Geschäftsmodelle der Organisation, Wertschöpfungsprozesse, Interaktionen mit Kunden und Partnern sowie den Einsatz von Daten und Technologien, um gezielt die Wettbewerbsfähigkeit oder auch die strategische Handlungsfähigkeit der Organisation zu verbessern. Es handelt sich bei der digitalen Transformation stets um eine bereichsübergreifende, organisatorische Veränderung, die aus der Unternehmensleitung heraus strategisch finanziert und gesteuert wird. Somit hat die digitale Transformation einen starken Einfluss auf die gesamte Organisation und ihre Kultur. Sie grenzt sich zudem klar von Projekten oder einzelnen Programmen ab. Digitale Transformationen sind meist geprägt durch die strategische Integration von digitalen Technologien über die gesamte Wertschöpfungskette hinweg. Neben unserer sehr am Unternehmens-Kontext orientierten Definition, findest du auf Wikipedia eine deutlich weiter gefasste Definition des Begriffs, die wir ebenfalls als sehr hilfreich erachten:

Vor oder während dem Beginn einer digitalen Transformation lohnt es konkrete Daten über die Ausgangslage der Situation im Unternehmen zusammenzustellen. Dazu gehören einerseits die sogenannten Zahlen, Daten, Fakten (ZDF) und andererseits qualitative Informationen aus Interviews mit verschiedenen Führungskräften, Mitarbeitenden, Kunden und Lieferanten oder sogar mit Wettbewerbern. Wichtig ist hierbei die Ausgangslage aus verschiedensten Blickwinkeln heraus zu beleuchten. Dazu gehören, beispielweise: Betriebswirtschaftliche Kennzahlen: Wo steht die Organisation in Bezug auf Marktanteile, Umsatz, Gewinn, Wachstum, Time to Market für neue Produkte, Ergebnisse aus Marktsimulationen, etc. Kundensituation: Zufriedenheit je Segment, Treue, Nutzerfeedback, Bekanntheitsgrad, Stimmungsbild in Social Media, Pain-Points der Kunden, ungenutzte Potenziale Grundlegende Annahmen: Auf welchen Annahmen oder Glaubenssätzen basiert das Geschäftsmodell, die Industrie insgesamt oder die Value Proposition? Annahmen sind das zentrale Fundament für jede Organisation, häufig sind diese auch gar nicht bewusst. Eine Annahme kann beispielsweise lauten: "unser Geschäft basiert auf der persönlichen Beziehung mit dem Kunden...und deshalb ist die Digitalisierung für uns nicht wichtig" oder umgekehrt "je mehr Daten wir über unsere Kunden sammeln, desto leichter fällt es uns ihnen zusätzliche Produkte oder Dienstleistungen zu verkaufen". Diese Annahmen zu identifizieren, zu sammeln und ggf. zu verifizieren kann ausgesprochen wertvoll sein. Jede Annahme, die sich als zu pauschal oder sogar ganz falsch herausstellt, ist eine Chance das Geschäft neu auszurichten, den Fokus klarer zu setzen und generiert somit einen Mehrwert. Mitarbeitersituation: Welche Strömungen gibt es zu Beginn bei den Mitarbeitenden? Wie blicken die verschiedenen Strömungen auf die Organisation heute und in der Zukunft? Wie ist die Stimmung unter den Mitarbeitenden? Wie werden wir am Arbeitsmarkt wahrgenommen? Bekommen wir die Talente, die wir suchen? Eine digitale Transformation kann durchaus einen positiven Effekt auf die Zufriedenheit von Mitarbeitern haben, es braucht jedoch die richtigen Messdaten um dies feststellen zu können. Technologische Kennzahlen: Technologische Kennzahlen wie die Anzahl der implementierten Systeme oder Anwendungen, die Implementierungsdauer oder die Auslastung von Servern oder anderen technischen Ressourcen können ebenfalls als Indikatoren für den Erfolg einer digitalen Transformation dienen. Effizienz / Zeitersparnis: Eine erfolgreiche digitale Transformation, die einen Fokus auf die Digitalisierung bestehender Prozesse setzt, kann dazu führen, dass Zeit und Ressourcen eingespart werden. Dies kann beispielsweise über die Bearbeitungszeit von Anfragen oder Prozessen gemessen werden oder die Anzahl benötigter FTE für die Abwicklung von Prozessen. Eine weitere Möglichkeit ist, dass durch eine technologische Veränderung die Anzahl Schnittstellen oder Intermediäre reduziert wird Digitalisierungsquote: Ein weiterer besonders hilfreicher Indikator für den Erfolg einer digitalen Transformation ist der Anteil von end-to-end digitalisierten (und/oder automatisierten) Prozessen. Hierbei geht es darum ein Bild des Verhältnisses von digitalen Prozessen zu (teilweise) analogen bzw. manuellen Prozessen zu entwickeln. Lernerfolge: Für digitale Transformationen mit einem stark explorativen Fokus, kann es nützlich sein einen Backlog von Engpässen, Hypothesen und daraus resultierend von "Lernerfolgen" zu führen. Auf diese Weise können Fortschritte sichtbar gemacht werden, die möglicherweise noch nicht über harte Unternehmenskennzahlen zu messen sind.

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten wie Unternehmen von der digitalen Transformation profitieren können. Die Dringlichkeit und der Nutzen einer digitalen Transformation sind jedoch von Organisation zu Organisation sehr unterschiedlich und müssen zuvor geprüft und klar formuliert werden. Dazu gehört auch, dass die zugrundeliegenden Annahmen erfasst, dokumentiert und gegebenenfalls auch hinterfragt werden. Weitere wichtige Faktoren sind unter anderem der Industriezweig (wie groß ist der Wettbewerbsdruck?), die wirtschaftliche Situation des Unternehmens, vorhandene Strukturen, Know-How, Technologie-Erfahrung sowie die Verfügbarkeit von Ressourcen und freien Mitteln. Der Nutzen der digitalen Transformation liegt meist in den folgenden Bereichen: Gesteigerte Effizienz: Digitale Transformation kann dazu dienen bestehende Prozesse zu automatisieren und anhand von Daten oder mittels künstlicher Intelligenz zu optimieren. Der Fokus auf Prozesse führt meist zu mehr Klarheit über die tatsächlichen Abläufe in der Organisation und resultiert somit in einer gesteigerten Prozesseffizienz. Die gesteigerte Prozesseffizienz schafft nach anfänglichem Mehraufwand in der mittleren Frist freie Ressourcen. Bessere Customer Experience: Die digitale Transformation ermöglicht Unternehmen sich an neue Kundenanforderungen anzupassen und sowohl Produkte als auch Services für Kunden erheblich zu verbessern. Mittels agilen Methoden wie Design Thinking können neue Nutzenpotenziale entdeckt und zeitnah bereitgestellt werden. Die individuelle Kommunikation mit dem Kunden entlang seiner Customer Journey kann durch den Einsatz neuer Technologien erheblich optimiert werden. Geisteigerte Agilität: Digitale Transformationen gehen unserer Erfahrung nach meist mit agilen Transformationen einher, da die Komplexität digitaler Technologien nach neuen Methoden verlangt. Zudem ist moderne Software meist modularer und offener entwickelt (.z.B. mittels Schnittstellen), so dass Anpassungen flexibler vorgenommen werden können. Das Resultat ist, dass Unternehmen schneller auf veränderte Anforderungen oder neue Technologien reagieren können und somit auch schneller mit neuen Produkten, Services oder Innovationen am Markt sein können. Verbesserte Entscheidungsfähigkeit: Digital Analytics und Künstliche Intelligenz können geschäftsrelevante Informationen für wichtige Entscheidungen in der Organisation bereitstellen. Richtig eingesetzt führt dies dazu, dass bessere Informationen, schneller für eine breitere Zielgruppe zur Verfügung stehen können. Werden die Daten stufengerecht in Dashboards aggregiert, aufbereitet und zur Verfügung gestellt können entscheidungsrelevante Daten transparent organisationsweit bereitgestellt werden. Mehr Innovation: Digitale Transformationen können dabei helfen Innovationsprozesse in Organisationen zu ermöglichen und anzustoßen. Es können neue Geschäftsmodelle entwickelt werden und somit neue Marktpotentiale ausgeschöpft werden. Desweitern können auch vollkommen neue Wachstums- und Innovationsmöglichkeiten identifiziert werden. Bessere Zusammenarbeit: Eine Digitale Transformation kann helfen Silos zu reduzieren und die Zusammenarbeit über verschiedene Abteilungen oder Teams hinweg zu verbessern. Bereits bekannte und etablierte Tools wie beispielsweise Microsoft Office 365 leisten hier wertvolle Dienste. Höhere Skalierbarkeit: Digitale Transformationen können einen wertvollen Beitrag dabei leisten bestehende Geschäftsmodelle oder Services skalierbarer zu machen und somit neue Kunden und Märkte zu erreichen. Verbesserte IT-Security: Auch wenn es paradox klingt, so kann eine digitale Transformation wesentlich zu beitragen die IT-Security in Unternehmen zu verbessern. Verbesserte Nachhaltigkeit: Digitalisierung und verbesserte Nachhaltigkeit liegen eng beieinander. Die Digitalisierung ermöglicht eine verbesserte Nachvollziehbarkeit von komplexen Lieferketten, Daten zur Nachhaltigkeit können digital effizient gesammelt und wirksam aufbereitet werden, digitale Wartungsservices ermöglichen längere Lebenszeiten von Maschinen und Produkten, Virtualisierung von Gütern reduziert erheblich den Verbrauch von Rohstoffen

Das Mindset beschreibt die Geisteshaltung und beinhaltet Denk- und Verhaltensmuster. Dazu gehört beispielsweise, wie Menschen oder soziale Gruppen auf Veränderungsfähigkeit schauen. Eine Gruppe glaubt möglicherweise, dass sich Menschen ab einem gewissen Alter nicht mehr verändern können (fixed Mindset), während eine andere Gruppe von Menschen daran glaubt, dass wir uns Lebenslang verändern und weiterentwickeln können (Growth Mindset). Eine tiefgreifende digitale Transformation konfrontiert die Betroffenen häufig mit existenziellen Ängsten und Identitätsfragen. Die Betroffenen sind hin und her gerissen zwischen alten Mustern (ich tue das was immer am wichtigsten war: operatives Tagesgeschäft) und der Mitwirkung in der Transformation, die häufig als das "Sägen am eigenen Ast" empfunden wird. In der Transformation sind sind die besorgten Mitarbeiter gefordert, mit denjenigen Zusammenarbeiten deren Arbeitsergebnisse wie Wasser auf die Mühlen der eigenen Ängste wirkt, sie müssen sich zudem über den eigenen Bereich hinweg austauschen und auch dort noch die Komfortzone verlassen. Häufig verlangen digitale Transformationen auch, dass sichere Routinen verlassen werden können. Das "sichere" Tagesgeschäft oder Daily Business, was bis anhin als sicherer Hafen galt, kann in einer digitalen Transformation an Bedeutung verlieren. Für einen guten Umgang mit Situationen wie der zuvor beschriebenen, kann das Mindset bzw. die Mindset-Entwicklung eine entscheidende Rolle spielen - und zwar für die Befürworter, als auch für die besorgteren Strömungen der Transformation. In Veränderungsprozessen ist es sehr förderlich, wenn die betroffenen Menschen eine gewisse Offenheit für die anstehenden Veränderungen haben. Basierend auf dieser Offenheit kann die Bereitschaft sich weiterzuentwickeln geweckt werden, sei es um neue fachliche Fähigkeiten zu erwerben oder sich persönlich zu entwickeln. Wichtige Soft-Skills sind neben der Veränderungsbereitschaft unter anderem auch: Dialogfähigkeit Selbstreflexion und innere Klarheit Führen und geführt werden Positiver Umgang mit Unsicherheit Wertschätzender Umgang mit anderen Eigenverantwortlichkeit Aufgrund unserer Erfahrungen in der systemisch komplementären Beratung, sind wir fest davon überzeugt, dass Menschen die Fähigkeit haben sich zu entwickeln und auch ihr Mindset zu verändern. Dazu brauchen sie jedoch die Chance den Wunsch zur Veränderung selbst zu entdecken und anzunehmen oder auch abzulehnen.

Die wichtigsten Elemente einer digitalen Transformationsstrategie können je nach der Organisation, dem Wettbewerbsumfeld sowie den Zielen und Ambitionen variieren. Doch die folgenden Komponenten finden sich in den meisten Strategien wieder: Prozessdesign: Identifikation und Neugestaltung von Geschäftsprozessen zur Steigerung von Effizienz und Skalierbarkeit, zur Verbesserung der Customer Experience und der Steigerung der Anpassungsfähigkeit des Unternehmens an ein sich schnell veränderndes Umfeld. Technologie Implementierung: Identifikation und Implementierung der für die digitale Transformation notwendigen Technologien. Digitalisierungsprojekte sind nicht nur wegen ihrer Ergebnisse wichtig, sondern ermöglichen auch neue Arbeitsweisen (z.B. Agilität), und eine neue Kultur der Führung- und Zusammenarbeit erlebbar zu machen. Bei der Implementierung geht es einerseits darum, die operative Handlungssicherheit der Organisation sicherzustellen (Cyber-Security, Legacy-Ablösung) und andererseits die längerfristigen strategischen Anforderungen zu ermöglichen und zu initiieren. Die Integration von Standard-Software spielt dabei eine ebenso wichtige Rolle, wie die Eigenentwicklung von Individualsoftware um wichtige Differenzierungsmerkmale gegenüber der Konkurrenz zu schaffen. Cloud Computing, digital Analytics, Künstliche Intelligenz, IoT und natürlich Implementierung von Systemen zur Überwachung und Steigerung der IT-Security sind weitere häufige Schwerpunkte. Organisationsentwicklung und Change Management: Die digitale Transformation eines Unternehmens ist anders als der Name vermuten lässt vor allem eine Transformation auf den Ebenen der Strategie, der Unternehmensstruktur und der Kultur. Wir sprechen deshalb auch von einem spezifischen "digitalen Transformations-Mindset". transformind geht davon aus, dass wir sich Organisationen künftig kontinuierlich an veränderte Bedingungen anpassen müssen, weil sich das Umfeld zunehmend schneller verändert. Data Management: Daten sind das Herz einer digital ausgerichteten Organisation. Eine Kernaufgabe von digitalen Transformationen ist daher die Identifikation von vorhandenen und benötigten Daten oder Informationen um die digitale Transformation zu ermöglichen. Hierzu gehören Information Governance, Data-Operations, Securty, Analytics und Machine Learning. Wettbewerb um Talente und Personalentwicklung: Identifikation und Entwicklung der benötigten Skills um die digitale Transformation zu unterstützen. Hierzu muss für bestehende Führungskräfte und Mitarbeiter:innen nicht nur die Employability sichergestellt werden sondern auch die Förderung der individuellen beruflichen Weiterentwicklung ermöglicht werden. Um für neue Talente von aussen ein attraktives Arbeitsumfeld zu schaffen, braucht die Organisation effektive und zeitgemässe Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten werden. Governance und Führung: Digitale Transformation braucht klare Governance und starke Leadership, diese beinhaltet klare Verantwortlichkeit, Fokus und ausreichende Ressourcen im Bereich der Führung für die digitale Transformation. Klare Rollen und ein strukturiertes Risikomanagement mit klaren Risiko-Ownern. Messen und Überwachen von Fortschritt: Einführung von handlungsorientierten Metriken um den Fortschritt der digitalen Transformation zu messen und kontinuierlich zu überwachen und gegebenenfalls Maßnahmen einzuleiten. Kundenzentrierte Vorgehensweisen: Fokus auf Kunden und Verstehen der Kundenbedürfnisse zur zielgerichteten Gestaltung von Services und Kundenerlebnissen. Hierzu gehören Methoden wie Customer Experience Mapping und Design Thinking. Innovation: Strategische Ausrichtung auf Innovation und Etablierung einer Innovationskultur, die es erlaubt zu experimentieren, Fehler zu machen und daraus zu lernen um so neue Technologie- und Nutzenpotentiale zu entdecken. Partnerschaftliches Arbeiten: Der Aufbau von Partnerschaften und Zusammenarbeit mit Kunden, Wettbewerbern, Lieferanten, Unternehmen anderer Branchen oder Bildungseinrichtungen ist ein zentrales Element in jeder digitalen Transformation. Hierzu gehören aber auch klare Prozesse, Verantwortlichkeiten, Information Governance und Verträge, die eine partnerschaftliche Zusammenarbeit unterstützen, Stichwort: Agile Contracts.